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我要來談工作,精確的說,為什麼上班時,沒辦法完成工作,這情形大家應該都遇過,我們從頭開始,很多公司、非營利企業、慈善機構,等等公司行號,都有員工,或是志工之類的,主管們會希望員工,好好工作,至少努力工作,這是基本要求,能拿出優秀的成績,是最好的,所以他們通常會決定,員工通通要到同一地點,上班工作。

所以公司行號、各大機構,除非你住非洲,會比較幸運,否則通常都會被要求,每天進辦公室,所以這些公司,需要辦公室存在,用買的或租下辦公大樓,或是租個地方,放滿東西,將就著用,辦公室放滿桌椅、,電腦設備、,軟體、,網路連線,或許加個冰箱等等東西,老闆們希望員工,或志工們,能每天上班,做出一番成果,聽起來是個合理要求。

但如果你親自訪問這些人,甚至問問自己,問自己:,你真想把事情做好的時候,會去哪裡?,通常你會聽到的回答,都不是這些公司們所想的,你如果問:你真想把事情做好的時候,會去哪裡?,通常有三類答案,第一:地點,第二:移動的物體,第三:時間。

我舉例一下,這問題我已經問十幾年了,我問:你想把事情做好的時候,會去哪裡?,我得到的答案有:門廊、桌前、,廚房、,房子裡額外的小房間、,地下室、,咖啡店、圖書館,還有像是火車、,飛機上、車裡,關於交通的答案,也有人回答,「其實跟地點沒關係,」,「只要是在清晨、深夜、週末的時候就可以」,幾乎沒人講辦公室,但公司花大錢設置辦公室,還要求大家一定要進辦公室,但員工卻無法在辦公室內完成工作。

搞什麼?,為什麼?,為什麼會這樣?,如果你深究的話,會發現,通常,大家上班時,一個工作天其實,是分很多片段的,這就是辦公室的情況,已經不是工作「天」,而是工作「片刻」,進辦公室好像走進榨汁機一樣,一天就這樣被榨成片段,這邊15分鐘,那邊30分鐘的拼湊,常常有什麼事,就得分神去處理,跑去做別的事之後,再專心個20分鐘,就中餐時間了,然後又有別的事要做,,再專心15分鐘,然後有人跑來問你的問題,等你回神,就五點下班時間了。

然後回顧一整天,發現你根本什麼也沒做,我們應該都遇過這種情況,也許昨天就是這樣,前天也是、大前天也是,每天回顧,恍然發現什麼事也沒做,我進了辦公室,我坐在電腦前,打著昂貴電腦,用著他們裝的軟體,開上頭要我參加的會議,打打電話之類的事,但其實什麼都沒做,我做「瑣事」而已,其實正經事都沒做

 

尤其你會發現,有創意的人–,設計師、程式設計師、,作家、工程師、,工作必須思考的人,都需要,連續、不被打擾的時間才能將事情做好,你不能要求一個人,用15分鐘時間想創意,或想出辦法解決問題,可能會有很快的一個想法,但真想要徹底想出解決方案,就一定需要長時間、不被打擾的時間,正常一個工作天是八小時,你們有多少人在辦公室,八小時都是自己的時間?,七小時?,六?五?四?,你什麼時候真的在辦公室獨處過完整3小時?,兩小時?或許一小時?,很少人在辦公室真的有,長時間、不被打擾的時間,這就是為什麼大家選擇在家工作,他們也許可能會進辦公室,但都是在很早的時候,或是很晚,大家都離開時,等到沒人,或是周末進辦公室,又或是在飛機上把工作做完,或是在車上、火車上,因為這樣才不會被打擾。

干擾有很多種,但有些並非不好,我們等會兒再談,這種短暫工作時刻的,整個現象,讓我想到另一件事,當你做這件事的時候也不能被打擾,就是睡覺,睡覺跟工作習習相關,不是因為睡覺時無法工作,工作時不能睡覺,我不是要講這個,我要講的是,睡覺和工作,都是階段性的,或稱做時期性的,所以睡覺也是很多階段、時期,–,說法有很多種,總共有五個階段,為了進到最深沉的階段,就必須從最初那一階開始,如果你第一階段就被打擾,可能有人翻身碰到你,或許是有什麼聲音之類的,你沒辦法回到原本階段繼續睡。

如果被打擾後醒來,就必須重頭開始,就得回到前幾個階段重來,很常發生的情況是,–,有時候你會發現,當你八點起床,或七點起床,隨便幾點,起床後就想,天哪,我沒睡好,我有睡阿,–,我爬上床、躺下,但沒有真的睡著,我們說去睡覺,其實不是一倒下就睡著,而是進入夢鄉,是需要時間的,一階一階慢慢來,如果被干擾,當然就睡不好,整夜一直被打擾,能睡的好嗎?,應該不行吧,在辦公室裡不斷被打擾,是要怎麼把工作做好啊?,在辦公室裡一直被打擾,要員工怎麼把事情做好?,對我來說,一點也不合理。

那這些干擾只發生在辦公室,其他地方不會發生嗎?,其他地方也是會有干擾,或許會跑去看電視,或是散個步,到樓下冰箱拿個飲料,躺一下沙發等等,如果你和一些主管談過,他們會說,他們不喜歡員工在家工作的原因,是因為容易受干擾,他們也說,偶爾會這樣說,”如果我看不到人影,怎麼知道他在工作?”,這理由很荒繆,但他們都用這藉口,我也是經理,所以我懂,但我們要改善這情形,可是他們常會舉例,”我不能讓員工在家工作”,”因為他們會看電視、做別的事”,但其實這些讓你分心的事,並不是真的干擾,因為這些干擾是自願性的,你自己決定什麼時候看電視,開什麼、關什麼、用什麼,決定什麼時候下樓、散步,而辦公室裡的大多數干擾,讓人們無法好好工作的,都是非自願的,我來解釋一下。

所以,上司、老闆們,常會告訴你,工作時真正會讓你分心的是,Facebook和Twitter,還有Youtube等其他網站,他們甚至會完全禁止,上班瀏覽這些網站,你們有些人的公司可能會擋某些網站,這是中國嗎?,搞什麼?,上班時候不能逛某些網站,因為逛了之後員工會不想工作?,是因為他們玩Facebook或Twitter?,大瞎了吧,根本是胡扯,今日的Facebook、Twitter、YouTube,等於是以前的抽菸時間而已,十年前,上班時間溜出去15分鐘抽個菸,根本沒人管,現在為什麼偶爾上個Facebook、Twitter、YouTube,就意見一大堆?,這些根本不是真正的問題。

真正的問題我稱做是,M&M’s,經理(managers)和會議(meetings),這才是現今辦公室裡最大的問題,員工沒辦法順利完成工作,就是因為M&M’s,有趣的事來了,很多人說他們工作的地方–,在家、車上、飛機上、,深夜、清晨,通常都沒有經理和會議,也許有很多其他干擾,但沒有經理和會議,這兩樣其他地方沒有,唯有辦公室裡會出現,經理的工作基本上,就是去打擾別人,他們的工作大概就這樣,打擾別人,沒有真正要做的事,所以只好確保大家都在做事,變成干擾,現在世上很多經理,世界上也很多人,因為這些經理,所以很多干擾,他們很愛跑來「嘿,還好嗎?」,「報告你的進度」等等,而且都會在錯誤時機來打擾,正當你要好好做正事時,他們就會跑來煩你。

蠻糟的吧,經理們會做的另一件更糟的事,就是會議,會議根本就有毒,很糟、劇毒的東西,會在工作時毒死你,我們心知肚明,會議不會是員工隨意召開,不可能的,所以經理召開會議,讓員工聚在一起,然後無敵煩的事情發生了,”嘿,聽著”,”馬上找十個人來開會”,”我不管你在幹麻”,”放下手邊工作開會就是了”,有可能剛好十個人都有空開會嗎?,如果他們在想重要的事呢?,或者在做重要的事呢?,突然間你就叫他們停下手邊工作,改做其他事,被叫到會議室,坐下來,討論無關緊要的事,開會是行不通的,開會通常都是要討論之後做的事。

不只如此,會議還會繁殖,一個會開完再衍生出另一個會議,然後沒完沒了,而且開會的人多,對公司成本來說是個損失,我們通常覺得一小時的會議就是一小時,但這是錯的,因為會議不只有一個人,如果有十個人去開會,加起來就十小時了,而非一小時,十小時的生產力就這樣沒了,就為這一小時的會議,而開會本來就可以兩三個人用幾分鐘時間,就能完成的,取而代之的是又臭又長的會,因為會議安排就像軟體一樣,以15、30、60分增加,你不會跟Outlook開八小時的會吧,根本不可能,大概就以15、30、45、60分鐘,我們會將這些時間填滿,但其實事情很快就能解決!

所以經理和會議是現今公司的兩大問題,特別是在辦公室裡,他們不存在於辦公室外,所以我有個建議,可以解決這問題,經理們可以–,希望是理智的經理–,他們可以替員工創造好一點的工作環境,成為他們工作的第一選擇,讓員工說,”我想把工作做好時,我會進辦公室”,因為辦公室設備充足,需要用到的東西都有了,可是他們還不這麼想,要怎麼改變呢?,我有三個建議,與各位分享,大概還剩三分鐘,很剛好!

大家都聽過”週五便服日”吧,不曉得還有沒有公司採用,那各位覺得”無言星期四”如何?,就這樣好了,隨便挑一個月裡的星期四,再簡單一點,那個星期四下午就好,就那星期四的下午,假設就第一個週四的下午,大家在辦公室都不要講話,完全靜默,你會發現,完成的工作量有多驚人,因為沒有人聊天講話,要真的把事情做好,就不能有人隨時來煩、叨擾,當你可以給人四小時不受打擾的上班時間,會是最好的禮物,比電腦還棒,比新的螢幕、新的軟體還好,總之比什麼都好,給他們安靜的四小時上班時間,會是十分寶貴的,試過就知道,然後,或許可以多增加點安靜時間,也許是每兩週、,或每週、一週一次,整個下午都不講話,你會發現這真的很有效!

你可以試的另一件事,就是將主動的,通訊與合作,像是面對面、,拍肩、打招呼、開會等等,改為被動的通訊,像是email或即時通,這些合作通訊工具之類的,有人可能會覺得email很煩,即時通很煩,還有其他雜七雜八很煩的東西,但這些東西都可以自己決定什麼時候做,你可以關掉email,但你關不掉老闆,你可以關掉即時通,但你躲不了你的上司,你可以把東西收起來,等到行程空出來、有時間了,再做這些事,因為工作,如睡覺,都是階段式的,所以,進辦公室先開始專心工作,把工作完成之後,再收發email、開個即時通,因為很少有事情是緊急到,需要馬上得到回覆的,如果你的經理,開始鼓勵員工多用即時通或email,讓另一個人可以先專心作手邊的事,等到有時間在回覆你!

我的最後一個建議是,如果你正巧有個會議要開,而你權力夠大,就取消這場會議吧,今天是週五,那就把下星期一的會議,取消吧,我不是說調時間,而是直接從記憶刪除,你發現事情還是一切安好,這些你本來計畫週一早上九點,要做的決定、討論,就忘掉吧,事情一樣會好好的,讓員工有個自由的早晨,可以思考,你會發現你本來打算做的事,根本沒這個必要!

以上就是我的三個小建議,讓各位想想,我希望我所分享的一些點子,足夠煽動,能讓經理、老闆、,頂頭上司、主管等等,試著稍微放手,給員工多一點空間來完成工作,我想最終會是值得的。

以上工作大解放作者Jason Fried的演講稿,希望大家喜歡。上述的演說跟個人經驗相當符合,無論是自己或是周遭遇到很優秀的程式設計師,大家都常常會進入入定的狀態,然後進入可怕的工作效率世界裡,接著3小時過去了,事情做完了,但是當中只要被打斷,下次何時可以進入這樣專注的狀態,連我們自己都不知道,很喜歡這篇演說跟他提出的建議,希望對創業的大家有所幫助。

 

 

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